Nesta época do ano, é fundamental que a ECF esteja no radar das empresas. Não é novidade que a obrigatoriedade de declarações impacta diretamente na rotina contábil e fiscal das organizações. Os prazos, o alinhamento das informações e o cuidado redobrado são necessários nesse momento e, para auxiliar, produzimos esse conteúdo.
Assim como toda entrega ao Fisco, a conformidade com o órgão fiscalizador permite segurança tributária no que tange às informações contábeis da empresa. Estar em dia com essas responsabilidades indica não só o cumprimento dos deveres fiscais, mas também a organização administrativa e financeira do negócio.
Neste artigo, você confere tudo o que precisa saber para garantir uma entrega segura da ECF e dentro das exigências da Receita Federal.
O QUE É ECF?
A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é um documento que integra as informações contábeis e fiscais de uma empresa. Em 2014, essa obrigação acessória substituiu a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ) e, desde então, passou a ser uma responsabilidade fundamental para muitas organizações no Brasil.
Exigida anualmente pela Receita Federal, ela consiste na apuração de tributos com a finalidade de garantir a transparência e a conformidade fiscal das empresas com o Fisco.
Quais impostos são recolhidos?
Na ECF, devem ser informadas todas as operações que compõem a base de cálculo e o valor devido do Imposto sobre a Renda das Pessoas Jurídicas (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).
Esse procedimento é realizado por meio do Programa ECF, disponível no site do Governo Federal. Ele segue as diretrizes do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que permite a conexão do Fisco com o contribuinte em obrigações acessórias utilizando de certificações eletrônicas para a assinatura de documentos digitais.
Quem deve fazer a ECF?
A escrituração deve ser entregue por todas as pessoas jurídicas, inclusive as imunes e isentas, independentemente do regime de apuração — seja lucro real, presumido ou arbitrado. Contudo, há exceções importantes: empresas optantes pelo Simples Nacional, órgãos públicos, autarquias, fundações públicas e aquelas que permaneceram totalmente inativas ao longo de todo o ano-calendário estão dispensadas do preenchimento.
Vale destacar que, nos casos em que a empresa mantenha Sociedades em Conta de Participação (SCP), cada SCP deve apresentar sua própria ECF, vinculada ao CNPJ da sócia ostensiva e ao CNPJ da própria SCP.
Além disso, empresas que também são obrigadas à Escrituração Contábil Digital (ECD) devem ficar atentas: os saldos contábeis da ECD serão automaticamente utilizados para o preenchimento inicial da ECF. A ferramenta também recupera os saldos da ECF do ano anterior (a partir de 2015) e realiza validações automáticas nas apurações do lucro real (e-Lalur) e da CSLL (e-Lacs), garantindo maior controle e coerência entre os exercícios.
Qual o prazo para entrega da ECF?
O envio da Escrituração Contábil Fiscal deve ocorrer até o último dia útil de julho do ano seguinte ao período que a escrituração se refere. Sendo assim, considerando o ano-calendário 2024, as empresas têm como prazo limite de entrega o dia 31 de julho de 2025.
O que acontece se não entregar a ECF?
Não entregar ou transmiti-la com erros pode trazer consequências para a empresa. Sua omissão, atraso ou preenchimento incorreto pode acarretar em penalidades significativas, tanto financeiras quanto operacionais.
A multa por erros ou omissões na ECF pode chegar a 10% do lucro líquido antes da apuração do IRPJ e da CSLL, sendo aplicada a partir de 0,25% por mês-calendário ou fração. Além disso, se a empresa declarar valores incorretos, inexatos ou omitir informações, poderá ser penalizada com uma multa de 3% sobre o valor, com mínimo de R$ 100,00.
Empresas que adotam o regime de lucro presumido ou arbitrado e que não enviarem a ECF ou sua entrega fora do prazo podem gerar multa de até 1% da receita bruta do ano-calendário ao qual se refere a escrituração. Essa mesma multa também se aplica, de forma geral, a todas as empresas em caso de atraso.
Além dos impactos financeiros, o descumprimento dessa obrigação pode impedir a emissão de certidões negativas, dificultar operações bancárias e comerciais e até gerar a inclusão da empresa em malha fina, aumentando o risco de fiscalizações.
Em resumo:
- Erro ou omissão: multa de até 10% do lucro líquido (0,25% ao mês).
- Informação incorreta ou inexata: multa de 3%, mínimo R$ 100,00.
- Atraso na entrega: multa de 1% da receita bruta do ano.
- Afeta certidões, crédito e aumenta o risco de fiscalização.
ECD e ECF: quais são as diferenças?
Embora ambas façam parte do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), a ECD e a ECF têm objetivos distintos e contemplam diferentes tipos de informações contábeis e fiscais.
A ECD (Escrituração Contábil Digital) é voltada ao registro contábil das empresas para fins fiscais e previdenciários. Nela, são enviados eletronicamente os livros contábeis obrigatórios, como o Diário, o Razão, os Balancetes, Balanços e Fichas de Lançamento. Seu foco está na formalização da contabilidade da empresa junto ao Fisco, servindo como comprovação das movimentações e da situação patrimonial e financeira.
Já a ECF (Escrituração Contábil Fiscal) tem como finalidade principal fornecer à Receita Federal informações que impactam diretamente a apuração e o pagamento do IRPJ e da CSLL. Para empresas do Lucro Real, a ECF inclui o Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur) em formato digital. Já nos demais regimes, como o Lucro Presumido, a ECF reúne dados necessários para calcular corretamente os tributos devidos, mesmo sem a obrigatoriedade do Lalur.
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